Home Office: Trabajando desde casa en tiempos de cuarentena internacional

Ante la crisis económica que se vive a nivel internacional, debido a las cuarentenas a nivel de países que se vive por la pandemia del COVID-19 en el mundo, las empresas están cambiando la manera en que realizan sus procesos económicos, a la vez que tratan de garantizar la salud de su personal. Muchas empresas han encontrado una solución eficaz en el Home Office

Hay muchas micro y pequeñas empresas, principalmente de servicios que ahora mismo podrían estar ofreciendo sus actividades comerciales, si oportunamente hubiesen adaptado sus herramientas tecnológicas de trabajo y personal al #HomeOffice y el #ECommerce. La buena noticia es que aún están a tiempo de hacerlo, incluso durante la cuarentena

Un sitio web adaptado para el E-Commerce, un sistema CRM basado en la nube y personal capacitado, con un plan de trabajo, pueden habilitar a la empresa durante la cuarentena

¿Que necesita una empresa para trabajar en modalidad Home Office?

Hacer que una empresa trabaje en modalidad de Home Office no es una tarea muy dificil, pero debe hacerse metódicamente. Acá te damos algunas recomendaciones y te contamos que deben tomar en cuenta:

Para las empresas:

Realice una reunión estratégica con todo su personal: 

Una reunión estratégica de planificación con todo su personal es lo primero que debe suceder. Esta reunión es esencial para explicar la situación actual de la empresa, las repercusiones y el explicar el por que y como se pretende trabajar

También es importante medir en la reunión si el personal se siente capaz de trabajar con la modalidad de Home Office, el nivel de compromiso al trabajar fuera de las instalaciones y cualquier duda sobre la organización y el cumplimiento de responsabilidades

Prepare para el Home Office los equipos, herramientas, protocolos y procedimientos: 

Si no lo había hecho antes, asegúrese de que su personal de IT configure todos los equipos informáticos y redes para políticas BYOD (Bring Your Own Device / Use sus propios dispositivos). estas políticas permitirán que la seguridad de sus datos y equipos pueda ser controlada por la empresa, a pesar de que los equipos se conecten desde redes externas

En ocasiones, es necesario la adopción de nuevo software, como por ejemplo, software de control remoto, servicios en la nube (Cloud services), Cambio al Software como servicio (SAAS), definición de Políticas de grupo de trabajo, uso de VPN, etc

Además de implementar el software y configurarlo, es fundamental capacitar al personal para su uso correcto y los procedimientos que deberá seguir para cumplir remotamente con sus actividades laborales

Establezca planes de evaluación, control y medición de rendimiento: 

Realice el plan de trabajo, considerando que la curva de aprendizaje y adaptación del personal puede llevar un tiempo

Asegúrese de informar al personal cuándo y cómo se evaluará su rendimiento

Asegúrese de establecer cierta flexibilidad en las evaluaciones más próximas y tratar de acompañar al personal en dudas y aspectos técnicos que puedan surgir a medida que se realiza la transición al home Office

Prepare procesos para la movilización de equipos y herramientas de trabajo hacia los domicilios del personal:

Debe asegurarse de mantener un control de inventario actualizado, equipos totalmente actualizados y configurados, documentación de propiedad de los equipos y mantener un buen registro de todo

Realice pruebas exhaustivas antes de trasladar equipos:

Asegúrese de que todo está funcionando perfectamente y que todo lo necesario para el trabajo del colaborador se le traslada en un solo viaje. Documente cuidadosamente todo el proceso

Para el personal:

Prepare su área de trabajo diario para el Home Office:

Asegúrese de que el lugar donde estará trabajando está adecuado para cumplir toda su jornada laboral sin inconvenientes y de manera agradable, sin distracciones o al menos, con el mínimo de ellas

Establezca sus actividades diariamente y las prioridades desde temprano:

Haga una lista o lleve una pizarra de actividades y prioridades. Puede ser físicamente o a través de herramientas online como Trello. El método Kanban es muy recomendable, ya que es muy fácil de implementar, ya sea físicamente o digitalmente

Levántese en la mañana y preparese de la misma manera que si fuera a su oficina a trabajar:

Mantener ciertos aspectos de su rutina de trabajo es muy beneficioso. No es necesario vestir formal, pero prepare la ropa, por aquello de las conferencias online de trabajo

Además, es bueno que te comuniques constantemente con compañeros de trabajo y jefes, manteniendo a través de mensajería electrónica cierto nivel de cercanía, ya sea para asuntos relacionados al trabajo, como también —Ocasionalmente — algo solo para mantener el buen humor, quitar el estrés y mantener la motivación de todos como equipo de trabajo

Planifique con disciplina y tome descansos. Si usted no quiere, obliguese:

Tanto la disciplina para mantenerse trabajando toda la jornada sin distraerse, como tomar los tiempos de descanso, son obligatoriamente necesarios

Si a usted le cuesta mantener la disciplina de estas dos cosas, tome medidas: una buena manera de hacerlo es a través de la técnica Pomodoro, la cual es un método de gestión del tiempo que consiste en dividir el tiempo en periodos de 25 minutos — denominados “pomodoros” — separados por pausas dedicadas al descanso

La idea sobre la que se fundamenta la Técnica Pomodoro es que las pausas frecuentes serían capaces de mejorar la agilidad mental

Establece reglas con las personas de tu hogar:

Para que el Home Office funcione, la colaboración del resto de personas en el hogar es necesaria. Es muy importante respetar espacios y horarios

Mantén una comunicación constante:

Con jefes, con subordinados, con compañeros del equipo de trabajo. Saludar y despedirse cada día, además de una cortesía, ayuda a que los demás sepan que no están solos en la causa y te lo hace saber también a tí

Has escuchado de los coffee breaks virtuales? Si se ponen de acuerdo, en un momento concreto, esos 15 min de descanso pueden ser acompañados por café y una platica casual online con los colegas, cada quien desde su hogar

Socializar es importante y no tiene que ser necesariamente de asuntos de trabajo

Adaptate y adapta el Home Office a tu propia manera:

Mantente dentro de los procedimientos y procesos ya establecidos, pero no tengas miedo de aportar tus propias ideas y recomendaciones para mejorar la forma de trabajar

Sobre el Autor

Grupo Aguilar Soluciones
Grupo Aguilar Soluciones es una empresa de servicios de mercadeo y diseño en El Salvador
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